Vários tipos de declaração podem ser feitos de forma pública (escritura de declaração), em um Tabelionato de Notas. Nestas escrituras de declaração, as partes declaram fatos que desejam ou que sabem, sob sua responsabilidade civil e criminal.

As declarações mais freqüentes são:

• Declaração de união estável;

• Declaração de dependência econômica: o declarante declara que alguém é seu dependente econômico, para os mais variados fins;

• Declaração para fins de casamento: dois declarantes conhecidos do noivo ou da noiva declaram publicamente que conhecem e que seu estado civil é o de solteiros, divorciados ou viúvo, nada havendo que impeça seu casamento;

• Declaração para fins judiciais: o declarante narra em detalhes um fato de que tem conhecimento, para ser usado para fins judiciais. Nestas escrituras de declaração, as partes declaram fatos que desejam ou que sabem, sob sua responsabilidade civil e criminal.

Como é feita?:

A parte interessada comparece ao tabelionato com seu RG e CPF originais e declara o que desejar para o escrevente, que transcreverá o declarado no livro notarial, tornando a declaração pública.

O que é necessário:

• RG e CPF originais do declarante.

Obs. Os documentos apresentados no ato da escritura devem ser originais ou em cópias autenticadas, salvo os de identidade das partes, vedada a apresentação destes documentos replastificados, que sempre deverão ser os originais.

Firma é assinatura.

Para que se possa fazer o reconhecimento de firma, é necessário que a pessoa tenha feito, previamente ou na hora, a abertura de firma no tabelionato, que é o depósito do padrão de sua assinatura no tabelionato (ficha de firma). A ficha de firma não tem prazo de validade, mas as pessoas mudam sua assinatura com o passar dos anos. Assim, caso haja mudança na assinatura, é preciso que a pessoa compareça novamente ao tabelionato para renovar sua ficha de firma.

Como é feito?

O interessado comparece ao Tabelionato, com seu RG E CPF ORIGINAIS (não serve cópia autenticada), e assina duas vezes em um formulário, preenchendo-o com seus dados. Seus dados serão, então, inseridos no sistema, e ele já terá firma aberta no Tabelionato. A partir daí, qualquer interessado poderá vir ao Tabelionato  e reconhecer sua firma.

Documentos necessários:

• RG e CPF originais, a cédula de identidade pode ser substituída pelos seguintes documentos: Carteira Nacional de Habilitação - modelo novo (com foto), Carteira de Conselhos Profissionais (ex: OAB, CREA, CRM, CRF, CRO, etc) ou Cédula de Identidade expedida pelos Ministérios do Exército, da Marinha ou da Aeronáutica

• Caso o interessado seja mulher casada, separada ou divorciada, que tenha mudado de nome, mas não tenha atualizado o RG, é obrigatória também a apresentação da Certidão de Casamento.

Obs. Os documentos apresentados no ato da abertura da firma devem ser originais, vedada a apresentação destes documentos replastificados.

A autenticação de um documento, é a forma pela qual a cópia de um documento adquire validade de original, onde o Tabelião atesta que a cópia autenticada é fiel, idêntica ao original, e por isso, tem a mesma validade que ele.

A cópia não pode ser autenticada se o documento original :

- contiver rasuras;

- apresentar adulteração ou raspagem, “branquinho’, ou, lavagem com solventes;

- contiver escritos a lápis;

- contiver espaços em branco;

- apresentar em forma de papel térmico (fax).

* Importante: Não se pode autenticar cópia de cópia autenticada. Somente de documentos originais.

A cópia autenticada é a cópia ("xerox") de um documento, que tem a mesma validade do original. O Tabelião atesta que a cópia autenticada é fiel, idêntica ao original, e por isso, tem a mesma validade que ele. 

Como é feita?:

A parte interessada apresenta no Tabelionato um documento original e solicita ao funcionário que dele sejam tiradas as cópias autenticadas. Tira-se "xerox" deste documento e atesta-se, na própria cópia, que ela é idêntica ao original apresentado. Isto é feito por um escrevente, que é o funcionário do tabelionato. Ele confere a cópia com o original, apõe nesta um selo de autenticidade, carimba-o e assina-o. Caso a parte traga a cópia tirada por outro estabelecimento, deve obrigatoriamente trazer também o documento original, para que a conferência possa ser feita e assim, a cópia possa ser autenticada.

O que é necessário?:

• Documento Original do qual as cópias serão autenticadas.

IMPORTANTE: NÃO SE PODE TIRAR CÓPIA AUTENTICADA DE OUTRA CÓPIA AUTENTICADA, SOMENTE DE DOCUMENTOS ORIGINAIS.

A cópia não pode ser autenticada se o documento original:

• tiver rasuras;

• tiver sido adulterado por raspagem, "branquinho" ou lavagem com solventes;

• tiver escritos à lápis;

• tiver espaços em branco;

• for em forma de papel térmico (de fax).

Os atos praticados pelo Tabelião de Notas, (exceto o reconhecimento de firmas por semelhança e a autenticação de cópias), são todos realizados em livro próprio, que fica arquivado para sempre. Assim, de todos os atos praticados nestes livros, pode-se a qualquer tempo obter cópias fiéis com a mesma validade dos originais, que são as “certidões”.

O que é necessário:

- número do livro e página em foi praticado o ato;

- nome completo da(s) parte(s) constante(s) do ato.

A separação pode ser convertida em divórcio, podendo também proceder divórcio direto por escritura pública.

O que é necessário?

a) Para conversão - prova que o casal está separado legalmente a mais de 01 (um) ano.

b) Para o divórcio direto - prova de 2 (dois) anos de separação de fato.

Importante: Todas as partes interessadas tem que estar assistidas e orientadas por advogado comum ou advogado de cada uma delas, cuja qualificação e assinatura constarão do ato notarial.

Documentos que deverão ser apresentados:

a) certidão de casamento (atualizada, 90 dias, CGJ/SP) (no caso de conversão, faz-se necessária a averbação da separação legal);

b) documento de identidade (ex.RG) e CPF, xérox simples;

c) pacto antenupcial, se houver, xérox autenticada;

d) certidão de nascimento ou outro documento de identidade oficial dos filhos absolutamente capazes, se houver, xérox simples;

e) certidão de propriedade de bens imóveis e direitos a eles relativos (atualizada, 30 dias, comprovante do valor venal, atualizado - CGJ/SP);

f) documentos necessários à comprovação dos bens móveis e direitos (comprovante do valor de mercado, se houver).

Obs. Os documentos apresentados no ato da escritura devem ser originais ou em cópias autenticadas, salvo os de identidade das partes, vedada a apresentação destes documentos replastificados, que sempre deverão ser os originais. (**) Desde que as partes não tenham filhos em comum menores e incapazes

A escritura de emancipação é o ato pelo qual os pais de um menor relativamente incapaz ( de 16 e 17 anos) renunciam seu pátrio poder em relação a este menor, reputando-o apto para todos os atos da vida civil. Com o registro desta escritura de emancipação no registro Civil de pessoas naturais, este menor se torna, por concessão de seus pais, absolutamente capaz, responsável civilmente por todos os seus atos.

Como é feito?:

O menor, com idade de 16 ou 17 anos, comparece ao Tabelionato, com sua mãe e seu pai, e fazem a emancipação. A escritura de emancipação deve então ser levada ao Registro Civil das Pessoas Naturais sede da Comarca em que o menor reside. Em seguida, a escritura de emancipação registrada deverá ser averbada à margem do assento de nascimento do emancipando, no Registro Civil das Pessoas Naturais ande foi registrado quando nasceu. A partir do registro, este menor passará a ser, para todos os efeitos, maior de idade por emancipação.

 Documentos necessários:

• O menor deve ter 16 anos completos.

• RG e CPF originais do menor, pai e mãe.

• Certidão de nascimento do menor.

Obs. Os documentos apresentados no ato da escritura devem ser originais ou em cópias autenticadas, salvo os de identidade das partes, vedada a apresentação destes documentos replastificados, que sempre deverão ser os originais.

Emancipação é o ato pelo qual os pais de um menor relativamente incapaz (16/17anos de idade) renunciam seu pátrio poder em relação a este menor, reputando-o apto para todos os atos da vida civil. A emancipação ocorre por escritura pública, a qual deverá ser encaminhada ao Cartório de Registro Civil de Pessoas Naturais para ser averbada a margem do termo onde consta registrado o nascimento do emancipado.

É uma declaração que duas pessoas de sexos diferentes, não casados, mas que vivem juntos, como se fossem casados fazem perante o Tabelião, visando, entre outras coisas, garantir direitos dos declarantes e de herdeiros (se houver). A declaração de união estável realizada por escritura pública tem diversas finalidades, tais como:

- fixar a data do início da união estável;

- fixar um regime de bens voltada à união do casal;

- garantir direitos de herdeiros;

- garantir direitos do(a) companheiro(a) junto ao INSS, convênios médicos e odontológicos, clubes etc.

O que é união homoafetiva?

É a união entre duas pessoas do mesmo sexo, configurada na convivência pública, contínua e duradoura e estabelecida com o objetivo de constituir família.

A escritura de união homoafetiva é o documento público que possibilita a regulamentação das relações civis e patrimoniais dos conviventes do mesmo sexo entre si e em relação aos respectivos familiares.

A transferência de bens imóveis no Brasil, seja por venda e compra; doação; dação em pagamento, ou qualquer outro meio, somente pode ser feita por escritura pública, em Tabelionato de Notas, onde as partes comparecem para a concretização do negócio, através da escritura pública, que é ato solene. A escritura depois de concretizada junto ao tabelionato, deve ser encaminhada ao Registro de Imóveis correspondente à localização do imóvel, para ser registrada visando surtir seus efeitos, conferindo a propriedade à pessoa do comprador/donatário/recebedor, conforme o caso.

A escritura pública por ser um ato complexo e minucioso, deve ser agendada junto ao escrevente com antecedência. É recomendável que a parte interessada compareça ao Tabelionato de Notas já com toda a documentação necessária, para que o escrevente encarregado de lavrar a escritura possa analisá-la, orientando as partes envolvidas para o que for preciso. Na data marcada, as partes comparecem ao tabelionato de notas, munidos de seus documentos originais de identificação para assinarem a escritura.

Documentos necessários:

Para uma compra segura, é fundamental que, os compradores, exijam as certidões pessoais de todos os vendedores.

a) certidões negativas de protestos dos últimos cinco anos, a serem fornecidas pelos cartórios de protesto do domicílio dos vendedores, e local do imóvel;

b) certidões negativas de ações dos cíveis (falência, execução) a serem fornecidas pelos distribuidores do deste estado, ou do estado em que residem os vendedores;

c) certidão negativa de executivos fiscais, municipais e estaduais, no período de 10 anos anteriores (Fazenda Pública);

d) certidão negativa da justiça do trabalho, domicílio vendedores, e local do imóvel;

e) certidão negativa da justiça federal, caso os vendedores sejam pessoas jurídicas, deverão ser solicitadas ainda, os seguintes documentos, (cópia autenticada do contrato social da empresa e alterações pertinentes à administração; cópia autenticada do cartão do CNPJ; certidão de débitos do INSS e da receita federal.

f) certidão atualizada da matrícula do imóvel;

g) cópia autenticada o espelho do IPTU do corrente ano;

h) certidão de quitação de débitos condominiais, assinada pelo síndico, com firma reconhecida e cópia autenticada da ata de eleição deste. (imóveis em condomínio);

· Para imóvel rural, é necessário ainda:

· última declaração de ITR;

· DARF dos pagamentos dos últimos 05 (cinco) ITRs, ou certidão negativa expedida pela receita federal, relativa ao ITR do imóvel;

· CCIR – certidão de cadastro de imóvel rural.